Be fem chefer beskriva strategin med egna ord. Jämför svaren

En vd är säker på att strategin sitter. Ledningsgruppen är samspelt, materialet är genomarbetat, och han har själv åkt runt och presenterat den på varje ort.

Sedan ber någon fem chefer beskriva den med egna ord. Svaren liknar inte varandra. De liknar inte heller varandra i vad de utelämnar.

Ingen i ledningen visste om det. Det är det vanliga. Strategin var begriplig högst upp och obegriplig tre led ner, och ingen hade tittat efter.

Så genomför du den

Välj fem chefer med personalansvar. Ta dem från olika nivåer, olika funktioner och gärna olika orter. Ta gärna med någon som arbetar på ett annat språk än ditt.

Ring eller gå förbi. Boka inget möte, för då förbereder de sig, och då mäter du deras förberedelse i stället för deras förståelse.

Säg så här. Jag vill höra hur du beskriver vår strategi, med dina egna ord, som om du förklarade den för en ny medarbetare. Ta fyra minuter.

Sedan är du tyst. Du rättar inte, du fyller inte i, du nickar inte uppmuntrande på de delar du känner igen. Skriv ner det de säger så ordagrant du hinner.

Ställ en enda följdfråga när de är klara. Vad betyder det för ditt team nästa vecka?

Om alla fem upprepar samma tre formuleringar ordagrant har du fått tillbaka ditt eget material, inte deras förståelse.

Fem samtal på fyra minuter. Det är tjugo minuter av din tid.

Läs svaren i ett svep

Lägg de fem anteckningarna bredvid varandra samma dag. Vänta inte en vecka, för då minns du intrycket och inte orden.

Titta efter fyra saker.

Ordvalen först. Använder de samma ord som du, eller sina egna? Egna ord är ett gott tecken. Om alla fem upprepar samma tre formuleringar ordagrant har du fått tillbaka ditt eget material, inte deras förståelse.

Sedan innehållet. Beskriver de samma sak? Det behöver inte vara identiskt. Men om en talar om tillväxt, en om kostnader och en om kvalitet har ni inte en strategi. Ni har tre.

Sedan det som saknas. Vilken del av strategin nämner ingen av dem? Den delen kommer inte att bli genomförd, oavsett vad planen säger.

Till sist följdfrågan. Kunde de säga vad det betyder för nästa vecka? Om svaret var ett allmänt löfte om att prata mer om saken med teamet, har budskapet nått fram men inte blivit användbart.

Vad de olika utfallen betyder

Fyra mönster brukar återkomma, och de leder till helt olika åtgärder.

Om cheferna beskriver strategin på fem olika sätt har du ett riktningsproblem. De vet inte vart ni ska. Då hjälper det inte att trycka på om hur. Ni behöver börja om med varför och vart.

Om de beskriver den likadant men inte vet vad de får bestämma har du ett problem med ramarna. De väntar på besked. Chefer som är osäkra på sitt mandat väljer alltid det säkra alternativet, och det säkra är att fortsätta som förut.

Om de vet både vad och varför men saknar tid, verktyg eller kompetens har du ett kapacitetsproblem. Då är strategin inte finansierad. Det beskedet är ditt, inte deras.

Om de vet allt, har mandatet och kapaciteten men ändå inte agerar, har du ett förtroendeproblem. Någonstans finns en erfarenhet av att det inte lönar sig att göra annorlunda. Det är det svåraste utfallet, och det syns aldrig i en enkät.

En sak som lätt missas

I bolag med verksamhet i flera länder finns ett femte utfall.

Budskapet kan ha fallit på språket långt innan det föll på innehållet. Ett koncernspråk som fungerar i ledningsgruppen fungerar inte alltid tre led ner.

Ingen säger det. Ingen vill vara den som talar om att han inte förstår språket på sin egen arbetsplats.

Om ni har verksamhet på flera marknader, gör övningen på minst en ort där ditt eget språk inte är förstaspråket. Det är där du oftast hittar det du inte visste.

Vad du gör med resultatet

Två saker, och den andra är den som avgör.

Det första är att du agerar på det mönster som väger tyngst. Ett riktningsproblem och ett mandatproblem kräver olika insatser, och att göra fel sak kostar ett kvartal.

Det andra är att du bestämmer ett datum för nästa mätning redan nu. Sätt det åtta veckor fram. Samma fem personer, samma två frågor.

Skillnaden mellan de två omgångarna är det enda mått på framdrift du kan lita på innan resultaten börjar synas i siffrorna. Om svaren är oförändrade efter åtta veckor har ingenting hänt, hur många aktiviteter som än blev avbockade.

Två månader är en sjättedel av ett verksamhetsår. Det är den enheten du behöver tänka i, inte kvartal.

De flesta gör den här övningen en gång, blir tagna av det de hör och gör den aldrig igen. Inte av lättja. För att vardagen tränger undan den, och för att ingen påminner om det som sades.

Skriv därför in nästa omgång i kalendern innan du reser dig från skrivbordet.